Système eTVA

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Demande concernant l'accès au système eTVA par certificat professionnel LuxTrust (Pdf, 483 Ko)
Accéder aux services en ligne et formulaires

Le système eTVA permet :

  • aux assujettis inscrits à la TVA luxembourgeoise d’effectuer en ligne leurs démarches concernant la TVA, à savoir :
    • la consultation de l'extrait de compte de TVA détaillé via le système eTVA-C ;
    • la demande de remboursement de la TVA acquittée dans un État membre autre que le Luxembourg via le système VAT Refund ;
  • aux entreprises, via la plateforme VATMOSS, de souscrire au guichet unique (régime One-Stop-Shop).

Le responsable de l’entreprise doit désigner un gestionnaire principal en charge des accès à l’ensemble des systèmes eTVA.

Le gestionnaire principal peut alors :

  • désigner d'autres utilisateurs autorisés à utiliser le système eTVA de l’entreprise ;
  • et définir leurs droits respectifs.

Chaque utilisateur doit préalablement disposer d'un certificat professionnel LuxTrust à son nom, compatible avec le certificat du gestionnaire principal.

Personnes concernées

Tous les assujettis inscrits à la TVA luxembourgeoise (entreprises, indépendants, fiduciaires, comptables, etc.) peuvent demander un accès au système eTVA.

Les assujettis non-inscrits à la TVA luxembourgeoise peuvent également demander un accès au système eTVA, notamment en qualité de mandataire pour pouvoir déposer les demandes de remboursement VAT Refund, à condition d'avoir un mandat électronique de la part du mandant.

L'accès au système est strictement personnel, tout comme le certificat professionnel LuxTrust. La connexion au système doit obligatoirement se faire à l'aide de l'identité électronique de la personne effectuant les opérations dans ce système, le certificat professionnel LuxTrust ne devant pas forcément être établi au nom du responsable de l’entreprise.

Le certificat LuxTrust ne peut pas :

  • être partagé par plusieurs personnes ;
  • être utilisé par une autre personne physique que l'utilisateur du système.

Conditions préalables

Démarches préalables

Certificat professionnel LuxTrust

Pour pouvoir accéder au système eTVA de l’entreprise, chaque utilisateur doit être en possession d'un certificat professionnel LuxTrust à son nom personnel et en tant que représentant de son entreprise de type :

En utilisant son certificat professionnel LuxTrust pour le compte de l'entreprise, l'utilisateur agit personnellement en tant que professionnel représentant l'entité juridique de l’entreprise.

Les utilisateurs qui disposent déjà d'un certificat LuxTrust Pro éligible contenant l'identifiant "OU" de l'entreprise peuvent l'utiliser pour demander un accès au système eTVA.

Identifiant de l'entreprise ("Organisational Unit" dit "OU")

Lors de la première commande d’un certificat LuxTrust Pro, le demandeur doit indiquer les numéros RCSL ou TVA de l’entreprise (dite "Organisational Unit") à laquelle il appartient.

Cette information permet à LuxTrust d’attribuer un numéro d’identification "OU" à chaque entité de l’entreprise.

Cet identifiant "OU" devra, lors de la demande d'accès à eTVA, être enregistré dans le certificat professionnel LuxTrust de chaque utilisateur afin qu'il soit associé à l'entreprise qu'il représente.

Au besoin, le détenteur d’un certificat professionnel LuxTrust peut retrouver le numéro "OU" figurant dans son certificat en utilisant la fonction test & print sur le site de LuxTrust.

A noter que la valeur du champ "OU" dépend de plusieurs facteurs, notamment si l'administré est établi au Luxembourg, dans un autre État membre ou bien en dehors de l'Union européenne.

Si l'administré est établi au Luxembourg, en tant qu'inscrit à la TVA luxembourgeoise, il devra veiller à indiquer le numéro RCSL dans les formes prescrites par LuxTrust, vu qu'en cas de changement de forme juridique de la société, seule cette référence d'origine sera maintenue.

En cas de changement de forme juridique, la société se verra attribuer :

  • un autre matricule ;
  • un nouveau numéro d'identification à la TVA.

Le numéro d'identification d'origine à la TVA ne sera utile que si la société ne disposait pas auparavant d'un numéro RCS au Luxembourg.

Modalités pratiques

Désigner le gestionnaire principal du système eTVA

Pour désigner un gestionnaire principal, le responsable de l'entreprise doit :

  • compléter une demande d'accès au système eTVA par certificat professionnel LuxTrust (voir Services en ligne / Formulaires) en renseignant son nom, son adresse e-mail personnelle ainsi que le numéro de son certificat professionnel LuxTrust et la signer au recto, ainsi qu’au verso avec la mention manuscrite "lu et approuvé" ;
  • envoyer l’original par courrier à l’adresse indiquée sur le formulaire ;
  • confirmer l'accès au système eTVA après réception des emails de confirmation.

Pour modifier le gestionnaire principal, le responsable de l’entreprise doit compléter une nouvelle demande d'accès au système eTVA par certificat professionnel LuxTrust (voir Services en ligne / Formulaires) avec les informations de la nouvelle personne en charge.

L'ancien gestionnaire principal perd alors automatiquement ses droits d'accès. Les utilisateurs qu'il avait définis conservent leurs accès, à condition que l'identifiant "OU" indiqué dans le certificat du nouveau gestionnaire principal soit identique à celui de l'ancien.

Pour annuler l’accès au système eTVA du gestionnaire principal, le représentant de l’entreprise doit compléter une demande d’annulation d’un accès au système eTVA.

Tous les accès créés par le gestionnaire principal sont annulés par la même occasion.

Désigner les utilisateurs du système eTVA

Le gestionnaire principal peut ensuite décider de donner accès au système eTVA à d'autres employés de l'entreprise. La gestion des utilisateurs se fait directement via le compte du gestionnaire principal, sans avoir à soumettre une autre demande d'accès à l'administration.

Le gestionnaire principal peut :

  • créer et révoquer les accès des utilisateurs aux applications eTVA dont il est gestionnaire ;
  • et déléguer la gestion des accès à d’autres gestionnaires.

Chaque utilisateur/gestionnaire du système eTVA doit être en possession d'un certificat LuxTrust pro, à son nom personnel et en tant que représentant de l’entreprise.

Plusieurs employés d’une entreprise peuvent ainsi se connecter simultanément et effectuer les opérations pour lesquelles ils disposent des droits d'accès.

Pour utiliser le système eTVA-C (consultation), l’utilisateur doit, par ailleurs, s’enregistrer sur MyGuichet.lu et créer un espace professionnel.

Pour annuler l’accès au système eTVA d’un utilisateur/gestionnaire, le gestionnaire principal doit compléter une demande d’annulation d’un accès au système eTVA (voir Services en ligne / Formulaires).

Services en ligne et formulaires

Formulaires à télécharger

Note : consultez notre article d’aide sur l’utilisation des formulaires PDF.

Demande concernant l'accès au système eTVA par certificat professionnel LuxTrust

Dernière modification le 18.10.2023

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